Uitruil reiskosten

Als een werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt voor zakelijke reizen, mag de werkgever een onbelaste vergoeding verstrekken van maximaal € 0,19 per kilometer. Het gaat dan om woon- werkverkeer of ander zakelijk verkeer. Soms betaalt een werkgever hiervoor een lagere maximum vergoeding, maar kan de werknemer een andere beloningscomponent uitruilen tegen een aanvullende netto reiskostenvergoeding. Hoe zit dat als de werknemer door de coronamaatregelen verplicht thuis werkt?

Hoofdregel
Een werknemer die in een kalenderjaar op tenminste 128 dagen van zijn woning naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, mag belastingvrij een vaste reiskostenvergoeding ontvangen alsof op 214 dagen (het hele jaar rekening houdend met weekenden, vakanties, ziekte) naar die plaats wordt gereisd. Voor parttimers moet de regeling naar evenredigheid worden toegepast.

Coronaregel
Als werknemers een vaste reiskostenvergoeding krijgen, maar zij werken sinds 13 maart (bijna) volledig thuis, mag de reiskostenvergoeding in ieder geval tot 1 februari 2021 hetzelfde blijven. Voorwaarde is dat de coronamaatregelen nog gelden en dat de vaste vergoeding voor 13 maart 2020 was toegekend.

Uitruil en coronaregel
Over uitruil in relatie tot de coronaregel heeft de Belastingdienst onlangs negen vragen en antwoorden gepubliceerd. Hieronder vindt u de vier belangrijkste.

Uitruil: vraag 1
Een werknemer krijgt een vaste reiskostenvergoeding van € 0,08 per kilometer. Hij werkt sinds de coronamaatregelen vanuit huis. In december 2020 geeft de werknemer aan dat hij bruto loon wil uitruilen tegen een aanvullende reiskostenvergoeding. Kan de werkgever onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer?

De werkgever mag de coronaregel alleen toepassen als de werknemer zijn keuze voor de uitruil vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt. In dit geval geldt de coronaregel dus niet. De werknemer mag alleen uitruilen op basis van 214 dagen als aan het einde van het jaar blijkt dat hij in 2020 meer dan 128 dagen werkelijk heeft gereisd. Heeft hij minder dan 128 dagen gereisd, dan mogen alleen de werkelijke reisdagen uitgeruild worden.

Uitruil: vraag 2
Werknemers van een bedrijf kunnen meerdere keren per jaar uitruilen. In het salarissysteem moet de werknemer de keuze iedere keer opnieuw maken. Mag een werknemer het hele jaar onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer als hij al 2 maanden heeft uitgeruild vóór 13 maart 2020?

Nee. De werkgever mag de coronaregel voor uitruil alleen toepassen voor de keuzes die de werknemer vóór 13 maart 2020 heeft doorgegeven. Omdat de werknemer meerdere keren per jaar de keuze moet maken, geldt de goedkeuring niet voor de keuzes die hij na deze datum doorgeeft.

Uitruil: vraag 3
Een werknemer heeft vóór 13 maart 2020 doorgegeven dat hij wil uitruilen tot € 0,19 per kilometer. Hij heeft nog niet aangegeven of hij de uitruil maandelijks wil toepassen of aan het einde van het jaar. Kan de werkgever de coronaregel voor de uitruil toepassen?

Ja. De coronaregel ziet op reiskostenvergoedingen waarop de werknemer een onvoorwaardelijk recht had vóór 13 maart 2020. Dit geldt als de werkgever en werknemer vóór die datum zijn overeengekomen dat de werknemer in 2020 gaat uitruilen tegen een onbelaste reiskostenvergoeding. De werkgever is in dat geval op 13 maart 2020 verplicht tot de uitruil. Alleen het moment van uitruilen stond nog niet vast.

Uitruil: vraag 4
Een werknemer heeft vóór 13 maart de keuze gemaakt voor onbelaste uitruil tot € 0,19 per kilometer van een reiskostenvergoeding voor het hele jaar op basis van 5 reisdagen per week. Per 1 juni heeft de werknemer een contract voor 4 dagen per week. Mag hij dan nog uitruilen op basis van de 214-dagenregeling? Of moet de werkgever vanaf 1 juni uitgaan van de werkelijke reisdagen?

De werkgever kan de coronaregel blijven toepassen op de uitruil voor een reiskostenvergoeding op basis van 5 reisdagen. Dit geldt als er een onvoorwaardelijk recht bestond vóór 13 maart 2020. Dit recht wijzigt niet na 12 maart, alleen het aantal werkdagen van de werknemer. De coronaregel vervalt hierdoor niet. Het kan zijn dat de werkgever de reiskostenvergoeding naar beneden bijstelt. Fiscaal gezien is dat niet vereist.

Tip: Biedt uw bedrijf de werknemers een reiskostenvergoeding die lager is dan fiscaal toegestaan, en tevens een uitruilmogelijkheid? U kunt bij ons terecht met vragen over de uitruil onder de coronamaatregelen.