Een werkgever besluit de manier waarop een vaste onkostenvergoeding wordt uitbetaald te veranderen. Waar werknemers eerder een vaste vergoeding ontvingen, deels netto en deels bruto, krijgen ze nu alleen nog een vergoeding op declaratiebasis. Dit roept de vraag op: mag een werkgever zomaar een vaste onkostenvergoeding schrappen? In deze blog bekijken we de uitspraak van de rechter in deze kwestie en wat dit betekent voor werkgevers en werknemers.
Standpunt van de werknemers
De werknemers waren het niet eens met de verandering en stelden dat de vaste onkostenvergoeding een arbeidsvoorwaarde was. Volgens hen had de werkgever deze arbeidsvoorwaarde niet zomaar mogen wijzigen, tenzij er sprake was van zwaarwegende redenen. Zij zagen de vaste vergoeding als een structureel onderdeel van hun beloning en vonden dat deze niet eenzijdig veranderd mocht worden.
Wat oordeelde de rechter?
De rechter was het echter niet eens met de werknemers en oordeelde dat de werkgever de arbeidsvoorwaarde niet had gewijzigd, maar alleen de manier waarop de vergoeding werd verstrekt. De rechter benadrukte dat werknemers zowel vóór als na de wijziging vergoed werden voor hun gemaakte kosten, maar dat de betaling nu plaatsvond op declaratiebasis in plaats van via een vaste maandelijkse vergoeding. Dit betekent dat de gemaakte kosten volledig vergoed blijven, maar alleen als de werknemer ze daadwerkelijk declareert.
De werkgever voerde aan dat de verandering te maken had met het veranderende werklandschap, waarin contacten met klanten steeds vaker digitaal plaatsvinden. Dit leidde tot minder onkosten. De coronacrisis heeft dit proces versneld. Deze uitleg vond de rechter aannemelijk en hij benadrukte dat geen van de werknemers minder vergoed kreeg dan voorheen.
Was er sprake van een looncomponent?
Een belangrijk discussiepunt tijdens de zitting was of de oude onkostenvergoeding mogelijk een verkapt loon was. De werknemers gaven aan dat de vaste vergoeding aanvoelde als een extra salaris, vooral omdat het elke maand structureel op hun loonafrekening stond. De rechter gaf aan dat dit gevoel begrijpelijk was, maar dat er geen aanwijzingen waren dat de vaste onkostenvergoeding een looncomponent bevatte waar de werknemers recht op hadden.
De werkgever legde uit dat een deel van de vergoeding in het verleden door de Belastingdienst als te hoog werd beoordeeld. Dit deel werd toen gebruteerd, waardoor werknemers vanaf dat moment een deel van de vergoeding bruto ontvingen. Dit loste het belastingtechnische probleem op, maar betekende niet dat de onkostenvergoeding deels als loon werd gezien.
Conclusie van de rechter
De rechter oordeelde dat de werkgever gerechtigd was de vaste onkostenvergoeding te wijzigen naar een vergoeding op declaratiebasis. Zolang alle kosten die werknemers maken nog steeds worden vergoed, is er geen sprake van een eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden.
Wat betekent dit voor werkgevers?
Dit oordeel biedt werkgevers ruimte om veranderingen aan te brengen in de manier waarop onkostenvergoedingen worden verstrekt, mits de gemaakte kosten van werknemers nog steeds worden vergoed. Dit kan vooral relevant zijn in situaties waarin het werk verandert, zoals door een toenemend gebruik van digitale middelen.
Let op: Een vaste onkostenvergoeding wordt vaak ervaren als een onderdeel van het loon, zelfs als het officieel geen salaris is. Het is belangrijk dat werkgevers goed onderbouwen wat het doel van de vergoeding is: het dekken van werkelijke kosten of een structureel loonvoordeel.
Heeft u als werkgever vragen over onkostenvergoedingen of andere arbeidsrechtelijke zaken? Neem dan contact op met Eijkhout & Partners voor deskundig advies en begeleiding.
