Wanneer is een maaltijd zakelijk?

Veel ondernemers hebben vragen over de regels voor het vergoeden van maaltijden aan werknemers. Dat is goed te begrijpen, want de Belastingdienst heeft het beleid hierover onlangs vernieuwd en verduidelijkt. Vooral de regels rond overwerk zijn aangescherpt. Ook is duidelijker omschreven wanneer een maaltijd als zakelijk wordt gezien en hoe u deze kosten moet verwerken in uw administratie.

Voor ondernemers is het belangrijk om deze regels te kennen. Als u maaltijdvergoedingen onjuist toepast, kan dat leiden tot naheffingen, onverwachte loonheffingen of extra administratieve lasten. Met een goed begrip van de regels voorkomt u vervelende verrassingen achteraf.

Wat is een zakelijke maaltijd volgens de Belastingdienst

Een maaltijd wordt zakelijk genoemd wanneer deze voor meer dan tien procent een zakelijk karakter heeft. Dat betekent dat de maaltijd nodig is vanwege het werk en dat de werknemer daardoor niet thuis kan eten. Een veel voorkomende situatie is dat een werknemer tussen vijf uur en acht uur in de avond niet thuis kan eten doordat afspraken of reistijd dat onmogelijk maken. In dat geval is er sprake van een zakelijke maaltijd.

Een andere belangrijke situatie is overwerk. Wanneer een werknemer na acht uur in de avond niet thuis kan eten doordat hij of zij overwerkt, dan kwalificeert de maaltijd als zakelijk. Overwerk is de tijd die boven de normale arbeidsduur per dag uitgaat. Het maakt daarbij niet uit of het overwerk vooraf gepland was of dat het onverwacht is ontstaan.

Er zijn ook beroepen en situaties waarin het werk vereist dat iemand mee eet. Denk aan medewerkers in de zorg of welzijnssector die verplicht samen eten met bewoners of cliënten. Dat wordt therapeutisch mee-eten genoemd. Deze maaltijden worden niet tot het loon gerekend. Ook maaltijden tijdens studiedagen horen bij zakelijke kosten. De kosten van deze maaltijden zijn gericht vrijgesteld en mogen onbelast worden vergoed.

Tijdelijk verblijf en ambulante werknemers

Maaltijden kunnen ook onderdeel zijn van tijdelijke verblijfskosten. In dat geval zijn ze gericht vrijgesteld. Dit speelt bijvoorbeeld bij dienstreizen, zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek of werkzaamheden op wisselende locaties zoals bouwplaatsen of wegwerk trajecten. Ook medewerkers die veel onderweg zijn, zoals vertegenwoordigers en accountants, vallen hier vaak onder.

De Belastingdienst spreekt van tijdelijk verblijf in twee hoofdgevallen. Ten eerste als de werknemer ambulant is. Een werknemer wordt als ambulant gezien wanneer hij of zij naar verschillende arbeidsplaatsen reist of wanneer iemand doorgaans op ten minste een dag per week heen en weer reist naar dezelfde arbeidsplaats en dat doet op maximaal twintig dagen per jaar. Ten tweede is er sprake van tijdelijk verblijf wanneer er zakelijke redenen zijn waarom een werknemer nog niet bij de plaats van het werk woont. Dat kan bijvoorbeeld bij een tijdelijk project of tijdens een proefperiode van een nieuwe werknemer.

Op het moment dat een werknemer niet langer als ambulant kan worden gezien, verandert ook de behandeling van de maaltijd. Vanaf dat moment wordt de vergoeding of verstrekking van de maaltijd als loon gezien. Voor de waarde van een maaltijd op de arbeidsplaats geldt dan een normbedrag. Dit bedrag is voor het jaar 2025 vastgesteld op €3,95 per maaltijd. U kunt dit bedrag als loon behandelen of aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan bent u een eindheffing van tachtig procent verschuldigd.

Wanneer is een maaltijd niet zakelijk

Niet elke maaltijd die u vergoedt of verstrekt is zakelijk. De Belastingdienst ziet maaltijden in de bedrijfskantine in de regel niet als zakelijke maaltijd. Ook maaltijden tijdens personeelsfeesten, jubilea of andere uitjes met een vooral ontspannend karakter hebben geen zakelijk karakter. In deze situaties wordt de maaltijd tot het loon van de werknemer gerekend.

U kunt dit loon wel aanwijzen als eindheffingsloon, zodat het ten laste komt van de vrije ruimte. Dat kan aantrekkelijk zijn, maar het blijft belangrijk om in de gaten te houden hoeveel u binnen die vrije ruimte onderbrengt. Zodra de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt u immers een stevige eindheffing van tachtig procent.

Praktische aandachtspunten voor uw onderneming

Voor u als ondernemer is het verstandig om duidelijke afspraken te maken over maaltijdvergoedingen. Leg bijvoorbeeld vast in welke situaties u maaltijden vergoedt en hoe die worden geregistreerd. Zorg dat medewerkers weten wanneer zij een maaltijd als zakelijk mogen declareren en wanneer niet. Een eenvoudige registratiewijze helpt om de administratie overzichtelijk te houden. Het gebruik van het normbedrag voor maaltijden kan in veel gevallen de administratie vereenvoudigen. In plaats van steeds exacte bedragen en bonnetjes te verwerken, kunt u per maaltijd het vaste bedrag van €3,95 toepassen, zolang de situatie voldoet aan de voorwaarden voor een zakelijke maaltijd. Door de regels van de Belastingdienst goed te volgen en uw beleid hierop af te stemmen, houdt u grip op uw loonadministratie en voorkomt u onverwachte fiscale lasten.

Eijkhout en Partners helpt u graag verder

Twijfelt u of u maaltijdvergoedingen binnen uw onderneming op de juiste manier toepast, of wilt u uw loon en financiële administratie professioneel laten inrichten, dan denken wij graag met u mee. Eijkhout en Partners in Nijmegen adviseert het MKB in de regio Nijmegen en Arnhem over belastingzaken, administratie en personeelsvraagstukken. Samen zorgen wij ervoor dat uw onderneming voldoet aan de fiscale regels en dat u weer met een gerust gevoel verder kunt ondernemen.