Steeds meer ondernemers en hun personeel werken hybride. Logisch dat u dan vragen krijgt als: Mag ik een bureaustoel vergoeden? Hoe zit het met een laptop? En wat is de onbelaste thuiswerkvergoeding in 2026? Goed nieuws: binnen de werkkostenregeling (WKR) kunnen vergoedingen en verstrekkingen voor de werkruimte thuis in veel gevallen gericht vrijgesteld zijn. De Belastingdienst heeft hierover eind november 2025 een geactualiseerde handreiking gepubliceerd met praktische voorbeelden. In deze blog leggen we het helder uit.

Drie routes binnen de WKR voor de thuiswerkplek

Voor de werkplek thuis ziet u in de praktijk vooral deze drie mogelijkheden:

  1. Arbovoorzieningen (verplicht volgens Arbowet): vaak gericht vrijgesteld
  2. Noodzakelijke voorzieningen (laptop/telefoon/gereedschap): gericht vrijgesteld als u aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet
  3. Thuiswerkvergoeding: vaste onbelaste vergoeding per thuiswerkdag

Alles wat niet onder een gerichte vrijstelling valt, kan vaak nog wel via de vrije ruimte. maar let op: bij overschrijding volgt 80% eindheffing.

Arbovoorzieningen: alleen nog verplicht = gericht vrijgesteld

De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt alleen als het gaat om voorzieningen die verplicht zijn vanuit de Arbowet. Denk aan een ergonomische bureaustoel, beeldschermbril of voetenbankje bij beeldschermwerk.

Drie aandachtspunten die we vaak zien misgaan:

  1. Geen eigen bijdrage / geen ruil met brutoloon: als de werknemer (direct of indirect) meebetaalt, kan de vrijstelling vervallen.
  2. Luxere uitvoering: kiest iemand voor een duurdere variant (bijv. luxe montuur of luxere stof)? Dan is de meerprijs meestal niet gericht vrijgesteld en moet u die in de vrije ruimte verwerken.
  3. Bewijs en onderbouwing: leg vast dat het om een verplichte arbo-voorziening gaat binnen uw arbobeleid. Het liefst met factuur.

Laptop, telefoon en andere apparatuur

Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en vergelijkbare apparatuur bestaat ook een gerichte vrijstelling, zolang u voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Simpel gezegd: u kunt redelijk uitleggen dat de werknemer zonder deze voorziening het werk niet goed kan doen.
Extra voorwaarden om rekening mee te houden:

  • De voorziening maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling dus niet uitruilen met brutoloon.
  • Als de voorziening niet meer nodig is, moet de werknemer deze teruggeven of de restwaarde betalen. Doet hij dat niet, dan ontstaat er loon.

Thuiswerkvergoeding 2026: € 2,45 per thuiswerkdag

Naast losse vergoedingen voor spullen kunt u ook een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. In 2026 is de gerichte vrijstelling maximaal € 2,45 per thuisgewerkte dag. Dit is bedoeld voor extra kosten zoals stroom, verwarming, koffie/thee en toiletpapier.

Let op: per dag kiezen tussen thuiswerkvergoeding óf woon-werkvergoeding

Werkt iemand op één dag deels thuis en reist hij ook naar een vaste werkplek? Dan mag u voor die dag in principe óf de thuiswerkvergoeding toepassen óf de gerichte vrijstelling voor woon-werkverkeer. De maximale onbelaste kilometervergoeding in 2026 is € 0,23 per kilometer. Maakt de werknemer die dag daarnaast een zakelijke dienstreis? Dan kunt u vaak wél de thuiswerkvergoeding én de zakelijke km-vergoeding toepassen.

Zo houdt u het eenvoudig

  • Werk met duidelijke spelregels
    Leg vast wat u vergoedt en onder welke voorwaarden.
  • Vraag bij spullen om bewijs
    Zonder factuur kunt u meestal niet aantonen dat een gerichte vrijstelling van toepassing is. Dan komt het sneller in de vrije ruimte terecht.
  • Maak een simpele thuiswerkregistratie
    Al is het maar eens per maand: hoeveel thuiswerkdagen? Dat voorkomt discussies en maakt de loonadministratie netjes.
  • Check de vrije ruimte tussentijds
    Zeker als u extra vergoedingen doet, zodat u niet achteraf schrikt van 80% eindheffing.

Wilt u dat we meekijken naar uw thuiswerkregeling?

Een thuiswerkregeling is vaak snel goed te regelen, zolang de spelregels helder zijn en uw loonadministratie klopt. Wilt u dat Eijkhout & Partners met u meekijkt naar de meest praktische en fiscale inrichting binnen de WKR? Dan zorgen wij voor duidelijkheid en passende vastlegging in uw administratie.