Bij een ontslagregeling of beëindiging met wederzijds goedvinden komt vaak ook outplacement ter sprake. Dat is logisch: u wilt een werknemer helpen bij de stap naar ander werk. Fiscaal is daarbij wel één vraag doorslaggevend: zijn de outplacementkosten onbelast te vergoeden, of moet u ze als belast loon behandelen?
Juist daar gaat het in de praktijk vaak mis. Niet omdat outplacement op zichzelf onduidelijk is, maar omdat de timing van het traject, de aard van het loon en de aanwijzing als eindheffingsloon bepalend zijn. De Belastingdienst heeft dit in het Handboek Loonheffingen 2025 nog eens verduidelijkt. Daarin staat onder meer dat outplacement gericht vrijgesteld kan zijn, maar alleen onder de juiste voorwaarden.
Wat zijn outplacementkosten ook alweer?
Outplacementkosten zijn de kosten die een werkgever maakt om een werknemer te begeleiden naar een nieuwe baan buiten de eigen organisatie. Het gaat daarbij om professionele ondersteuning bij het vinden van passend werk, bijvoorbeeld via loopbaanadvies, sollicitatietraining, coaching, begeleiding door een outplacementbureau en soms scholing of een loopbaanscan. Het doel is om de werknemer sneller weer aan het werk te helpen en zijn of haar positie op de arbeidsmarkt te versterken. Niet alle kosten rondom ontslag vallen hieronder. Kosten voor juridische bijstand of contractonderhandelingen namens de werknemer worden bijvoorbeeld meestal niet als outplacementkosten gezien.
Valt meestal wel onder outplacement
- begeleiding naar nieuw werk;
- advies en coaching;
- trajecten gericht op inzetbaarheid en herplaatsing;
- een loopbaanscan als onderdeel van het totale traject.
Valt niet onder outplacement
- bemiddeling door een vertegenwoordiger van de werknemer;
- contractonderhandelingen namens de werknemer.
Dat onderscheid is belangrijk. Kosten die géén outplacement zijn, kunt u niet automatisch onder deze gerichte vrijstelling brengen.
Wanneer zijn outplacementkosten onbelast?
Outplacement is volgens de Belastingdienst het geheel van diensten en adviezen waarmee een werknemer zo snel mogelijk passend nieuw werk kan vinden, bijvoorbeeld door het verbeteren van kennis en vaardigheden. De kosten kunnen onbelast blijven via een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Daarvoor moet u wel aan drie voorwaarden voldoen:
- de voorziening moet kwalificeren als outplacement;
- u moet de vergoeding of verstrekking aanwijzen als eindheffingsloon;
- u moet voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.
Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk zit de nuance in de vraag of sprake is van loon uit tegenwoordige of loon uit vroegere dienstbetrekking.
Het echte onderscheid: tegenwoordige of vroegere dienstbetrekking
Is het outplacementtraject loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, dan kan de gerichte vrijstelling normaal gesproken worden toegepast, mits u correct aanwijst als eindheffingsloon. Is het outplacementtraject loon uit vroegere dienstbetrekking, dan wordt het lastiger. In dat geval mag u het alleen nog als eindheffingsloon aanwijzen als de werknemer in datzelfde loontijdvak óók nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van u ontvangt. Zonder die combinatie vervalt de mogelijkheid om de gerichte vrijstelling toe te passen. Daarmee is meteen duidelijk waarom de timing zo belangrijk is: niet alleen de ontslagdatum telt, maar vooral het genietingsmoment van het outplacement.
Waarom het genietingsmoment zo belangrijk is
Voor de loonheffingen geldt als hoofdregel dat loon wordt genoten op het moment waarop het wordt betaald, verrekend, ter beschikking gesteld of vorderbaar en inbaar wordt. Juist dat moment bepaalt in welke fiscale categorie het outplacement valt. Bij outplacement is in de praktijk vaak niet de datum van de beëindigingsovereenkomst doorslaggevend, maar de datum waarop het traject daadwerkelijk start. Start het traject pas nadat de werknemer uit dienst is, dan is de kans groot dat sprake is van loon uit vroegere dienstbetrekking. En dan kunt u de vrijstelling niet altijd meer gebruiken.
Praktijkvoorbeeld 1: geen vrijstelling
Stel: u spreekt in november af dat een werknemer per 1 december uit dienst gaat. In de beëindigingsovereenkomst staat dat de werknemer recht heeft op outplacement als hij of zij vóór 1 maart geen nieuwe baan heeft gevonden. Het traject start vervolgens op 1 april van het volgende jaar. Op dat moment is de werknemer al uit dienst. Ontvangt deze ex-werknemer in dat loontijdvak geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking meer van u, dan is sprake van loon uit vroegere dienstbetrekking. De gerichte vrijstelling kan dan niet worden toegepast. Ook de vrije ruimte biedt dan geen oplossing.
Praktijkvoorbeeld 2: vrijstelling nog wel mogelijk
Anders ligt het wanneer het outplacementtraject na uitdiensttreding start, maar de werknemer in datzelfde loontijdvak nog een nabetaling ontvangt die kwalificeert als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, bijvoorbeeld vakantiebijslag. In dat geval kan aanwijzing als eindheffingsloon nog wel mogelijk zijn en kan de gerichte vrijstelling alsnog gelden. De les is eenvoudig: niet alleen de inhoud van de regeling telt, maar ook de planning op de kalender.
Hoe zit het met een prepensioencursus of scholingsbudget?
Een prepensioencursus is volgens de Belastingdienst vergelijkbaar met outplacement, maar niet automatisch vrijgesteld. Heeft zo’n cursus vooral een recreatief karakter, dan is de vergoeding of verstrekking loon. U kunt die dan mogelijk nog wel aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte, mits u voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u als werkgever 80% eindheffing. Ook een scholingsbudget kan raken aan outplacement, zolang de voorwaarden van dat budget het gebruik voor scholing of begeleiding naar nieuw werk toestaan. Fiscaal moet u dan wel goed blijven beoordelen onder welke vrijstelling of regeling de kosten precies vallen. Het enkele label “scholing” of “ontwikkeling” is daarvoor niet genoeg.
En de reiskosten?
Reiskosten in verband met outplacement kunnen ook onbelast zijn. Voor reizen met eigen vervoer geldt in 2025 en 2026 een maximale onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer. Reist de werknemer met het openbaar vervoer, dan mogen de werkelijke OV-kosten onbelast worden vergoed.
Waar gaat het in de praktijk het vaakst mis?
Werkgevers kijken vaak eerst naar de vraag: “Mogen wij outplacement betalen?” De betere vraag is: “Op welk moment ontstaat het fiscale loon, en in welke arbeidsrechtelijke fase zit de werknemer dan?”
Daarom ontstaan fouten meestal op deze punten:
- het traject start pas ná uitdiensttreding;
- er is geen rekening gehouden met het loontijdvak van een nabetaling;
- de vergoeding is niet aangewezen als eindheffingsloon;
- kosten worden ten onrechte als outplacement bestempeld terwijl ze daar fiscaal niet onder vallen.
Praktisch advies voor werkgevers
Wilt u outplacement fiscaal zo gunstig mogelijk regelen, dan is het verstandig om dit al mee te nemen bij het opstellen van de beëindigingsovereenkomst. Let daarbij vooral op:
- de startdatum van het traject;
- de einddatum van het dienstverband;
- eventuele nabetalingen, zoals vakantiebijslag;
- de juiste verwerking in de loonadministratie;
- de aanwijzing als eindheffingsloon.
Outplacement fiscaal goed regelen
Outplacementkosten kunnen volledig onbelast zijn, maar alleen als u aan de fiscale voorwaarden voldoet. De kern zit in drie vragen:
- Is sprake van echte outplacement?
- Wanneer ligt het genietingsmoment?
- Is het loon uit tegenwoordige of vroegere dienstbetrekking?
Vooral bij ontslagtrajecten met een latere start van outplacement kan de fiscale uitkomst snel omslaan van vrijgesteld naar belast. Juist daarom is een goede planning vooraf essentieel. Eijkhout & Partners helpt u graag bij goed fiscaal regelen van outplacement.
