Werkgevers mogen onder de werkkostenregeling (WKR) onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven aan werknemers. Maar daar zitten natuurlijk regels aan. Een belangrijke daarvan is de gebruikelijkheidseis. Om die in de praktijk werkbaar te maken, hanteert de Belastingdienst een zogenoemde doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Maar wat houdt die grens precies in en hoe pas je hem toe? We leggen het je uit met voorbeelden.

Wat is de doelmatigheidsgrens?

De Belastingdienst stelt: vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden als gebruikelijk beschouwd. Zolang je onder dat bedrag blijft, hoef je dus niet bang te zijn dat je als werkgever tegen de lamp loopt bij een controle. De doelmatigheidsgrens fungeert als een soort veilige haven.

Let op: de grens van € 2.400 is géén hard recht, maar een richtlijn. En het geldt niet altijd, bijvoorbeeld niet als het loon van een werknemer onder het wettelijk minimum uitkomt of bij stagiairs.

Hoe gebruikt de Belastingdienst deze grens?

In de praktijk kijkt de Belastingdienst risicogericht. Zolang je aangewezen vergoedingen of verstrekkingen binnen de € 2.400 blijven en geen gekke vormen aannemen, grijpen ze meestal niet in. Ga je daarboven, dan kan de Belastingdienst wel vragen gaan stellen over de gebruikelijkheid van jouw vergoedingen.

Maar let op: als een vergoeding al onder een gerichte vrijstelling valt of sowieso als gebruikelijk wordt aangemerkt, dan hoef je de doelmatigheidsgrens niet toe te passen. Dan zit je sowieso goed.

Voorbeelden uit de praktijk

Voorbeeld 1: eindejaarsuitkering aanwijzen

Een werknemer ontvangt een reiskostenvergoeding van € 1.500 (gerichte vrijstelling) en een eindejaarsuitkering van € 2.000. De werkgever wil beide aanwijzen als eindheffingsloon.

  • De reiskostenvergoeding is gericht vrijgesteld → doelmatigheidsgrens niet nodig.
  • Voor de eindejaarsuitkering van € 2.000 kan wél de doelmatigheidsgrens worden gebruikt. Dit is toegestaan, want het totaal blijft onder € 2.400.

Alles correct aangewezen.

Voorbeeld 2: eindejaarsuitkering na eerdere vergoedingen

Een werknemer heeft al voor € 2.000 aan vergoedingen gekregen die aan de gebruikelijkheidseis voldoen. De werkgever wil nu ook de eindejaarsuitkering van € 2.100 aanwijzen.

  • De eerdere € 2.000 valt buiten de doelmatigheidsgrens, omdat die vergoedingen al als gebruikelijk zijn aangemerkt.
  • Voor de € 2.100 kan de grens wél worden toegepast. Dit is toegestaan, want er is nog geen gebruik gemaakt van de € 2.400-grens.

Ook hier mag alles worden aangewezen.

Voorbeeld 3: totaal boven de grens

Een werknemer ontvangt:

  • Bonus: € 2.000
  • Personeelsfeest: € 500
  • Kerstpakket: € 100
  • PMO: € 200

Totale waarde: € 2.800. Niet alles is vrijgesteld of evident gebruikelijk.

  • Het PMO van € 200 is gericht vrijgesteld en telt niet mee.
  • Het kerstpakket van € 100 is mogelijk gebruikelijk. Blijft ook buiten beschouwing.
  • Resteert: € 2.500, € 100 boven de doelmatigheidsgrens.

De € 100 overschrijding kan problemen opleveren, tenzij alsnog wordt aangetoond dat het gebruikelijk is.

Voorbeeld 4: hoge bonussen

De werkgever wil bonussen van € 1.000 tot € 8.000 aanwijzen als eindheffingsloon.

  • Alleen de eerste € 2.400 per werknemer valt onder de doelmatigheidsgrens.
  • Alles boven dat bedrag moet aantoonbaar gebruikelijk zijn.

Een bonus van € 8.000 zonder goede onderbouwing? Grote kans op correctie bij controle.

Belangrijk om te onthouden

  • De doelmatigheidsgrens is een hulpmiddel, geen vrijbrief.
  • Gebruik je meer dan € 2.400? Dan moet je onderbouwen dat het gebruikelijk is.
  • Gericht vrijgestelde kosten en evident gebruikelijke vergoedingen? Die vallen buiten deze grens.

Conclusie

De doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar biedt werkgevers een handige richtlijn binnen de werkkostenregeling. Blijf je daaronder en zijn je vergoedingen niet buitensporig? Dan zit je meestal veilig. Maar zodra je erboven komt, moet je scherp zijn op de gebruikelijkheid van je vergoedingen. Zorg dat je dit goed vastlegt dan kom je niet voor verrassingen te staan bij een controle.